تدوین برنامه
تدوین برنامه در سه سطح راهبردی، تاکتیکی و عملیاتی انجام می شود. بی شک برای ارزیابی اقدامات انجام شده نیاز به تعریف سنجه هایی داریم که بعد از مشخص شدن پروژه ها و عملیات و اهداف و چشم انداز شرکت تعریف خواهند شد.
برنامه راهبردی:
برنامه راهبردی (Strategic Planning) به معنای یک سند طراحی شده است که هدف اصلی آن تعیین و توصیف راهبردهای بلندمدت و هدف‌های کسب‌وکار است. این برنامه شامل تحلیل محیط داخلی و خارجی، تعریف هدف‌ها، تعیین راهبردهای مورد نظر، اقدامات عملیاتی و پشتوانه‌ها (مالی، منابع انسانی، فروش) است.
برنامه استراتژیک به سازمان در چارچوب و راستای عملکردهای آینده خود کمک ميكند. این برنامه نقش جادوگری در پيشبرد بازار و كسب صلاحيت در بازار رقابتى دارد. در برنامه راهبردی ( Strategic Planning) در مرحله اول با توجه به ارزشهای شناسایی شده و نظر صاحبان کسب و کار به طراحی چشم انداز می پردازیم و بر اساس چشم انداز طراحی شده طراحی مسیر رسیدن به اهداف و ماموریت های لازم و همچنین اهداف و استراتژی های لازم انجام می شود.
برنامه راهبردی خط مشی ها و باید و نبایدها را برای کسب و کار و صاحبان آن مشخص می کند. اینکه کسب و کار در چه جغرافیایی فعالیت کند و چه مشتریان داشته باشد و چه محصولات یا خدمات یا ایده هایی را دنبال کند از جمله مواردی است که در برنامه راهبردی به آن پرداخته می شود.
برنامه تاکتیکی:
برنامه تاکتیکی به معنای یک سند عملیاتی و جزئی‌تر است که برای دستیابی به هدف‌ها و راهبردهای مشخص شده در برنامه استراتژیک تدوین می‌شود. این برنامه شامل تعریف اقدامات کوتاه مدت، منابع لازم، زمانبندی و فعالیت‌های عملیاتی است.
بر خلاف برنامه استراتژیک که دربارۀ دستيابى به هدف گذارى كسب و كار به طور طولانى مدت است برنامه تاکتیکی میان مدت و کوتاه مدت عمل می کند.
برنامه مدیران میانی و شرح وظایف هر واحد از سازمان که تعدادی از اهداف این بخش در کنار هم تبدیل به اهداف برنامه راهبردی می شود را شامل می شود.
در برنامه تاکتیکی مشخص می کنیم هر واحدی چه هدفی را باید دنبال کند تا به هدف اصلی برسیم. به عنوان مثال واحد مارکتینگ جایگاه شرکت را از رتبه ۱۰ به رتبه ۸ ارتقاء می دهد و واحد تولید سطح کیفی محصول را مطابق با استانداردهای اروپا تولید می کند و وحد مالی هم منابع لازم برای خرید مواد اولیه را تامین می کند. همه اینها یک هدف بزرگتر مانند گرفتن ۲۰ درصد از سهم بازار را که یک هدف راهبردی است را رقم می زند.
برنامه عملیاتی و اکشن پلن:
یک برنامه عملیاتی یک طرح دقیق از وظایف، فعالیت ها و اقدامات خاصی است که باید برای رسیدن به یک هدف یا هدف خاص در یک دوره زمان مشخص انجام شود. این شامل چه کسی، چه چیزی، چه زمانی و چگونه از هر قسمت عمل است.
هنگامی که یک برنامه عملیاتی ایجاد می شود، مهم است که:
۱- هدف خود را تعریف کنید: هدف را که می خواهید به طور واضح به دست آورید.
تقسیم آن: هدف خود را به وظایف یا اقدامات کوچک تر تقسیم کنید.
3 – مسئولیت های اختصاصی: تعیین کنید که چه کسی مسئول هر وظیفه خواهد بود.
۴- تعیین مدت زمان: برای هر یک از وظایف زمان را مشخص کنید تا اطمینان حاصل شود که به موقع به پایان برسند.
۵- توزیع منابع: شناسایی منابع لازم ( مالی، انسانی و غیره) مورد نیاز برای هر وظیفه.
۶- پیگیری پیشرفت: به طور منظم پیگیری و اندازه گیری پیشرفت به سمت هدف خود را.
7- مطابق با نیاز تنظیم کنید: انعطاف پذیر باشید و برنامه را در صورت لزوم بر اساس بازخورد یا تغییرات شرایط تنظیم کنید.
ایجاد یک برنامه اقدام کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه شرکت کنندگان نقش ها و مسئولیت های خود را درک می کنند و می توانند به طور موثر برای رسیدن به نتیجه مورد نظر همکاری کنند.
برنامه عملیاتی حاصل برنام های راهبردی و تاکتیکی است در برنامه عملیاتی جزییات پروژه ها با مسوول مستقیم هر وظیفه مشخص می شود.
سنجه ها:
سنجه ها به ما در ارزیابی پیشرفت و یا عدم پیشرفت پروژه ها و ارزیابی میزان تحقق اهداف کمک می کنند.
نقشه استراتژی:
نقشه استراتژی (Strategic map) یک ابزار است که برای نمایش و توصیف راهبردهای یک سازمان به کار می‌رود. این نقشه به صورت چارت گرافیکی و شفاف نشان می‌دهد که سازمان چگونه قصد دارد اهداف خود را درک کند و به آن‌ها دست پیدا کند.
نقشه استراتژی به ما کمک می کند مسیر عمل تا چشم انداز را به درستی طی کنیم.
برای اینکه به نتایج لازم و اهداف برسیم لازم است سنجه هایی مانند سهم بازار، نرخ رشد، میزان رضایت و غیره تعریف و در حین انجام برنامه مورد استفاده قرار گیرند تا از انحرافات احتمالی پرهیز شود.
اجرای برنامه:
اجرای برنامه، مرحله ای است که در آن فعالیت ها و اقدامات مشخص شده در برنامه عملیاتی به عمل می‌آید. برای اجرای موفق برنامه، می‌توانید از روش ها و راهکار های زیر استفاده کنید:
- تخصیص منابع: تأمین منابع (بودجۀ مالی، نیروی کار و سایر منابع) لازم برای اجرای برنامە.
- تشکیل تيم: تشكيل تیم های عملیاتی
- تدوین دستورالعمل ها
- و سایر اقدامات عملیاتی
در ایران در یک دهه گذشته به برنامه ها به عنوان نوشته هایی غیر عملیاتی نگاه می شد ولی در کشورهای توسعه یافته برنامه به عنوان بخشی جدا نشدنی از هر کسب و کار می باشد. برای اینکه هر کسب و کاری موفق باشد لازم است برنامه ای کامل و جامع از اهداف کلان و خردش داشته باشد،برای این منظور ما لازم است کسب و کارها برنامه ای تهیه کنند که کاربردی و عملیاتی باشد.
برای اجرای برنامه تدوین شده همسو کردن نیروهای شرکت با برنامه ها امری حیاتی است، مدیران عالی کسانی هستند که به برنامه های شرکت باید ایمان داشته باشند، و سهامداران باید چشم انداز شرکت را حمایت و تایید کنند و در راه رسیدن به آن سرمایه گذاری کنند.
بعد از نوشته شدن برنامه برای هر بخش از برنامه مسئولی باید مشخص و به او در انجام برنامه تفویض اختیار شود. اصطاحا هر برنامه باید برای اجرا به بخش های مختلفی که تعریف شده تحویل و سازماندهی لازم صورت گیرد، برای اجرای برنامه لازم است منابع و امکانات لازم تهیه شود تا برنامه مطابق زمانبندی انجام شده پیش رود.
برنامه علاوه بر اجرا و تامین منابع نیاز به نظارت و کنترل دارد تا از انحراف آن جلوگیری به عمل آید.
نظارت و کنترل:
نظارت و کنترل هر برنامه مطابق با برنامه تهیه شده و زمانبندی مشخص شده انجام می شود، برای این کار و جلوگیری از تضاد منافع در اجرا و نظارت و کنترل باید حاکمیت شرکتی رعایت شود.